“가격 좀 깎아주세요.” 이 말 하기가 왜 이렇게 어려울까요? 협상해야 하는 건 아는데, 어떻게 말해야 기분 나쁘지 않게 요청할 수 있는지 모르겠어요. 너무 직접적으로 말하면 관계가 틀어질 것 같고, 돌려 말하면 의도가 전달이 안 되고.
저도 그랬습니다. 외주 업체랑 단가 협상해야 하는데, 메일 쓰다가 지웠다를 열 번은 반복했어요. “예산이 빠듯해서요…”로 시작했다가, 이게 너무 을의 포지션 같고. “단가를 조정해주셔야 합니다”로 바꿨다가, 이건 또 너무 강압적이고. 결국 애매하게 보냈는데, 상대방이 제 의도를 못 알아들었습니다.
지금은 협상이나 설득이 필요한 메시지 쓸 때 ChatGPT한테 먼저 초안을 받습니다. “이런 상황인데 어떻게 말하면 좋을까?”라고 하면 여러 버전을 제안해줘요. 너무 강하면 부드럽게, 너무 약하면 단호하게 조절도 해줍니다. 말을 정리하는 시간이 확 줄었어요.
협상 메시지가 어려운 이유
내 이익을 주장하면서 관계도 지켜야 해요.
협상은 “내가 원하는 걸 얻으면서 상대방도 기분 나쁘지 않게” 하는 거잖아요. 근데 이게 말처럼 쉽지 않습니다. 너무 밀면 관계가 틀어지고, 너무 물러나면 원하는 걸 못 얻어요. 그 균형을 잡는 게 어렵습니다.
또 하나는 감정이 섞이면 말이 꼬여요. 화가 나면 공격적이 되고, 불안하면 지나치게 방어적이 됩니다. 차분하게 논리적으로 써야 하는데, 감정이 들어가면 어조가 이상해져요.
ChatGPT는 감정 없이 상황을 보고 메시지를 만들어줍니다. 그래서 차분하고 논리적인 초안이 나와요. 거기에 내 상황을 반영해서 다듬으면 됩니다.
기본 프롬프트 구조
협상/설득 메시지 요청할 때 저는 이렇게 합니다.
협상 메시지 써줘.
[상황]
- 누구한테 (관계)
- 무슨 상황인지
- 현재 조건
[내가 원하는 것]
- 구체적으로 뭘 원하는지
- 얼마나/어디까지
[상대방 입장]
- 상대가 왜 거절할 수 있는지
- 상대에게 줄 수 있는 것
[톤]
- 어떤 느낌으로 (단호/부드럽게/협력적)
[제약]
- 관계 유지 중요도
- 절대 양보 못 하는 선
[요청]
- 메시지 초안
- 다른 버전도상황별 협상 메시지
1. 가격/단가 협상
제일 흔한 협상.
외주 단가 협상 메일 써줘.
[상황]
- 디자인 외주 업체와 1년째 거래 중
- 현재 단가: 건당 50만원
- 업체에서 내년부터 60만원으로 인상 요청
[내가 원하는 것]
- 현행 유지 또는 55만원 이내
- 최소한 6개월은 현행 유지
[상대방 입장]
- 인건비 상승, 물가 인상은 이해됨
- 다른 클라이언트한테도 인상했을 것
[내가 줄 수 있는 것]
- 발주량 보장 (월 10건 이상)
- 장기 계약 (1년)
[톤]
- 협력적이지만 단호하게
- 관계 유지 중요
[요청]
- 메일 초안
- 협상 여지 남기면서결과물 예시:
제목: 2025년 단가 관련 협의 요청드립니다
OOO 대표님, 안녕하세요. 마케팅팀 OOO입니다.
먼저 지난 1년간 좋은 퀄리티로 작업해 주셔서 감사합니다. 덕분에 저희 쪽에서도 만족스럽게 진행할 수 있었습니다.
말씀하신 내년 단가 조정 건에 대해 내부 검토 후 연락드립니다.
인건비와 운영 비용 상승에 대해서는 충분히 이해합니다. 다만, 저희도 내년 예산이 올해와 동일하게 책정되어 있어 인상폭을 그대로 수용하기는 어려운 상황입니다.
그래서 이렇게 제안드려 봅니다.
제안 1) 단가 55만원으로 조정 + 월 10건 이상 물량 보장 제안 2) 상반기까지 현행 50만원 유지, 하반기부터 55만원 적용
저희도 귀사와 계속 좋은 관계로 일하고 싶습니다. 발주량을 안정적으로 드리는 조건으로 단가를 조율할 수 있으면 좋겠습니다.
편하신 시간에 통화나 미팅으로 논의하면 어떨까요?
검토 부탁드립니다. 감사합니다.
OOO 드림
2. 일정/납기 협상
마감 조정이 필요할 때.
납기 연장 요청 메시지 써줘.
[상황]
- 클라이언트한테 보고서 납품 예정
- 원래 납기: 1월 20일 (금)
- 예상치 못한 데이터 이슈로 지연
[내가 원하는 것]
- 1월 27일로 1주일 연장
[상대방 입장]
- 그쪽도 내부 보고 일정 있을 것
- 신뢰 문제가 될 수 있음
[내가 줄 수 있는 것]
- 중간 진행상황 먼저 공유
- 연장된 기간에 추가 분석 포함
[톤]
- 사과하되 비굴하지 않게
- 신뢰 유지 중요
[요청]
- 메일 초안
- 이유 설명은 하되 변명처럼 안 되게결과물 예시:
제목: [프로젝트명] 납기 조정 요청드립니다
OOO 님, 안녕하세요.
진행 중인 보고서 건으로 연락드립니다.
결론부터 말씀드리면, 예정된 1월 20일 납기를 1월 27일로 조정 요청드리고 싶습니다.
분석 과정에서 원천 데이터 일부에 정합성 이슈가 확인되었습니다. 이 상태로 진행하면 결과의 신뢰도가 떨어질 수 있어, 데이터를 재검증하고 보완하는 시간이 필요합니다.
일정에 차질을 드리게 되어 죄송합니다.
대신 이렇게 진행하겠습니다.
- 1월 17일(수): 현재까지 진행된 중간 결과물 먼저 공유
- 1월 27일(월): 최종 보고서 납품 (추가 심층 분석 포함)
연장된 기간에 당초 범위에 없던 [추가 분석 항목]도 포함해서 드리겠습니다.
혹시 내부 일정상 어려운 부분이 있으시면 말씀 주세요. 최대한 맞춰보겠습니다.
다시 한번 양해 부탁드립니다.
감사합니다. OOO 드림
3. 조건 변경 요청
계약이나 업무 조건 바꿀 때.
근무 조건 변경 요청 메시지 써줘.
[상황]
- 현재 주 5일 출근
- 재택근무 주 2일 요청하려고 함
- 팀장님한테 먼저 말씀드리는 것
[내가 원하는 것]
- 주 2일 재택 (화, 목)
- 3개월 시범 후 정식 적용
[상대방 입장]
- 팀 내 형평성 문제
- 협업/소통 우려
[내가 줄 수 있는 것]
- 재택일에도 응답 속도 유지
- 성과 지표로 검증 가능
- 필요시 출근 유연하게
[톤]
- 정중하게, 논리적으로
- 요구가 아닌 협의로
[요청]
- 대화용 스크립트 또는 메시지
- 거절당했을 때 대응도결과물 예시:
팀장님께 드리는 말씀 (대화 또는 메시지)
팀장님, 잠깐 말씀드려도 될까요?
근무 방식에 대해 한 가지 제안드리고 싶은 게 있습니다.
주 2일 정도 재택근무를 할 수 있으면 좋겠다는 생각이 있어서요. 화요일, 목요일 정도로 생각하고 있습니다.
물론 팀 상황이 있으니까, 바로가 아니라 3개월 정도 시범으로 해보고 괜찮으면 계속하는 방식이면 어떨까 싶습니다.
재택하는 날에도 슬랙이나 전화 응답은 평소처럼 하겠습니다. 급한 일 있으면 당연히 출근하고요.
성과는 기존 KPI로 검증받으면 될 것 같습니다. 혹시 퍼포먼스가 떨어지면 다시 원래대로 돌리셔도 됩니다.
어떻게 생각하세요?
거절당했을 때:
“네, 알겠습니다. 지금은 어려우시다는 거 이해합니다.
혹시 어떤 조건이 갖춰지면 검토해주실 수 있을까요? 아니면 주 1일부터 시작하는 건 어떨지요?
제가 준비해야 할 게 있으면 말씀해 주세요.”
4. 거절에 대한 재협상
한 번 거절당한 후.
거절당한 제안 재협상 메일 써줘.
[상황]
- 파트너십 제안했는데 거절당함
- 거절 이유: 예산 부족
- 다시 시도해보려고 함
[내가 원하는 것]
- 파트너십 성사
- 조건 조정해서라도
[조정 가능한 것]
- 비용 분담 구조 변경
- 소규모로 파일럿 먼저
- 성과 기반 후불 모델
[톤]
- 끈질기지만 귀찮지 않게
- 상대 입장 존중
[요청]
- 재제안 메일
- 새로운 옵션 제시결과물 예시:
제목: 지난 제안 관련, 다른 방식으로 한 번 더 말씀드려 봅니다
OOO 님, 안녕하세요. 지난번 제안 검토해 주셔서 감사했습니다.
예산 상황이 어려우시다는 말씀, 충분히 이해합니다.
다만 저희도 이번 협업이 양쪽 모두에게 의미 있을 거라 생각해서, 조금 다른 방식으로 다시 제안드려 봅니다.
[조정된 제안]
옵션 A) 소규모 파일럿
- 전체 프로젝트 대신 1개 캠페인만 먼저 진행
- 비용 1/3 수준, 리스크 최소화
- 성과 확인 후 확대 여부 결정
옵션 B) 성과 기반 모델
- 초기 비용 최소화
- 성과(전환, 매출 등) 발생 시 수수료 정산
- 저희가 리스크를 더 가져가는 구조
옵션 C) 공동 비용 분담
- 마케팅 비용은 각자 부담
- 저희는 운영/기획, 귀사는 미디어비
기존 제안이 부담되셨다면, 이 중에 맞는 방식이 있을지 검토해 주시면 감사하겠습니다.
물론 지금 시점에서 어려우시면, 하반기에 다시 말씀드려도 괜찮습니다.
편하신 대로 알려주세요.
감사합니다. OOO 드림
5. 내부 설득 (품의/제안)
상사나 경영진 설득.
예산 승인 요청 메시지 써줘.
[상황]
- 새로운 툴 도입하고 싶음
- 연간 비용: 600만원
- 팀장 → 본부장 승인 필요
[설득 포인트]
- 현재 수작업으로 주 10시간 소요
- 툴 도입 시 주 2시간으로 단축
- 연간 400시간 절약 = 인건비로 환산 시 약 1,200만원
[예상 반대 이유]
- 비용 부담
- 기존 방식으로도 되는데 굳이?
[요청]
- 품의서 또는 제안 메시지
- 반대 논리에 대한 답변 포함결과물 예시:
[품의] 업무 자동화 툴 도입 요청
1. 요청 사항
- 도입 툴: OOO (업무 자동화 솔루션)
- 비용: 연 600만원 (월 50만원)
2. 현황 및 문제점
- 현재 데이터 취합/리포팅 업무를 수작업으로 진행
- 주당 약 10시간 소요 (담당자 2명 × 5시간)
- 수작업으로 인한 오류 발생, 수정에 추가 시간 소요
3. 도입 효과
구분현재도입 후주간 소요 시간10시간2시간연간 소요 시간520시간104시간절약 시간-416시간
- 절약 시간의 인건비 환산: 약 1,200만원/년
- 투자 대비 효과: 600만원 투자 → 1,200만원 절감 (ROI 200%)
4. 예상 질문에 대한 답변
Q. 기존 방식으로도 되는데 굳이? A. 가능은 하지만, 담당자 리소스의 20%가 단순 반복 업무에 묶여 있습니다. 이 시간을 분석/기획 업무에 쓰면 팀 전체 생산성이 올라갑니다.
Q. 더 저렴한 대안은? A. 무료 툴도 검토했으나, 보안/연동성 문제로 부적합. 이 툴이 가성비 최선입니다.
5. 요청
- 1개월 무료 체험 후 정식 도입
- 체험 기간 중 효과 측정하여 재보고 예정
검토 부탁드립니다.
6. 클레임/컴플레인 대응
불만 고객 응대.
고객 클레임 대응 메시지 써줘.
[상황]
- 고객이 배송 지연으로 화가 나서 환불 + 보상 요구
- 실제로 배송이 3일 늦은 건 맞음 (택배사 문제)
- 회사 정책상 전액 환불은 가능, 추가 보상은 쿠폰 정도
[내가 원하는 것]
- 환불 처리하되 적절한 보상으로 마무리
- 고객 이탈 방지
[제약]
- 현금 보상은 불가
- 최대 쿠폰 2만원까지 가능
[톤]
- 진심으로 사과
- 방어적이지 않게
[요청]
- 고객 응대 메시지
- 화난 고객 진정시키는 톤결과물 예시:
고객님, 안녕하세요.
먼저 이번 배송 지연으로 불편을 드려 정말 죄송합니다.
확인해 보니 택배사 물류 지연으로 예정보다 3일 늦게 도착한 것으로 확인됩니다. 어떤 이유든 약속드린 날짜에 받지 못하셨으니, 저희 책임입니다.
말씀하신 대로 전액 환불 처리 도와드리겠습니다.
그리고 이번 일에 대한 사과의 의미로 2만원 할인 쿠폰을 발급해 드렸습니다. 다음에 이용하실 때 사용하실 수 있습니다.
충분한 보상이 아닐 수 있다는 것 알고 있습니다. 그래도 다시 한번 기회를 주신다면, 이런 일이 반복되지 않도록 하겠습니다.
환불은 영업일 기준 2-3일 내로 처리됩니다. 추가로 궁금하신 점 있으시면 언제든 말씀해 주세요.
다시 한번 죄송합니다. OOO 드림
협상 메시지 다듬기
톤 조절
이 메시지 톤 조절해줘.
[원본]
"단가를 낮춰주셔야 합니다. 현재 가격으로는 진행이 어렵습니다."
[요청]
- 같은 내용인데 더 부드럽게
- 관계 유지하면서 요청하는 느낌으로결과물 예시:
원본 (다소 강압적): “단가를 낮춰주셔야 합니다. 현재 가격으로는 진행이 어렵습니다.”
부드러운 버전: “현재 예산 상황을 고려했을 때, 단가 조정이 가능할지 여쭤봐도 될까요? 저희도 계속 함께하고 싶은 마음인데, 현 가격으로는 내부 승인이 쉽지 않은 상황입니다.”
더 협력적인 버전: “좋은 관계를 계속 이어가고 싶습니다. 다만 예산 제약이 있어서, 단가 부분에서 서로 맞출 수 있는 지점이 있을지 함께 고민해 봐도 될까요?”
여러 버전 받기
이 협상 메시지 3가지 버전으로 만들어줘.
[상황]
- 프리랜서에게 단가 인하 요청
[요청]
1. 단호한 버전: 우리 조건에 맞춰달라
2. 협력적 버전: 같이 방법을 찾자
3. 우회적 버전: 다른 조건으로 상쇄
각각 장단점도 설명해줘.협상 전 준비
BATNA 정리
이 협상 전에 BATNA 정리 도와줘.
[협상 상황]
- 거래처와 단가 협상
- 현재 단가 유지가 목표
[요청]
- 협상 결렬 시 대안 (BATNA)
- 상대방의 BATNA 예상
- 협상력 분석예상 반론 준비
이 제안에 대해 상대방이 할 수 있는 반론이랑 대응 준비해줘.
[내 제안]
- 단가 10% 인하 요청
[상대방]
- 외주 개발사
[요청]
- 예상 반론 5개
- 각각에 대한 대응 논리결과물 예시:
예상 반론 및 대응
1. “인건비가 올라서 어렵습니다” 대응: “이해합니다. 대신 발주량을 20% 늘려서 총액 기준으로는 비슷하게 맞출 수 있을 것 같습니다.”
2. “다른 클라이언트한테도 같은 단가입니다” 대응: “저희는 2년 넘게 거래했고 물량도 안정적입니다. 장기 파트너에게는 조금 다른 조건이 가능하지 않을까요?”
3. “품질 유지하려면 현 단가가 필요합니다” 대응: “품질 저하는 저희도 원치 않습니다. 범위를 조정하거나, 일부 기능은 저희가 내부에서 처리하는 방식은 어떨까요?”
4. “그 가격이면 다른 데 알아보셔야 합니다” 대응: “물론 다른 업체도 검토는 하고 있습니다. 다만 기존 협업 경험이 있어서 귀사와 계속하고 싶습니다. 서로 맞출 수 있는 선이 있을까요?”
5. “지금 단가도 이미 할인된 겁니다” 대응: “감사합니다. 추가 할인이 어려우시면, 결제 조건이나 일정 조율 등 다른 부분에서 조정이 가능할까요?”
주의사항
1. 거짓말하지 말 것
“다른 데서 더 싼 견적 받았다” 같은 거짓말은 들키면 신뢰가 무너집니다. 없는 레버리지를 만들지 마세요.
2. Win-Win 관점
내가 일방적으로 이기는 협상은 장기적으로 손해예요. 상대방도 납득할 수 있는 이유를 주세요.
3. 관계 vs 조건
모든 협상에서 조건만 중요한 건 아닙니다. 장기 관계가 중요하면 양보할 줄도 알아야 해요.
4. 감정 빼기
화나거나 불안한 상태로 메시지 보내지 마세요. 하루 지나고 다시 읽어보면 다르게 보입니다.
5. 대면이 나을 때도 있다
민감한 협상은 메일보다 전화나 미팅이 나을 수 있어요. 글로 다 해결하려고 하지 마세요.
마무리
협상이나 설득이 어려운 건 “내 이익”과 “관계 유지”를 동시에 챙겨야 하기 때문이에요. 너무 밀어도 안 되고, 너무 물러나도 안 됩니다.
ChatGPT한테 상황을 설명하면 감정 없이 논리적인 초안을 만들어줘요. 여러 버전으로 받아서 비교해보고, 내 상황에 맞게 다듬으면 됩니다.
협상 메시지 앞에서 뭐라고 써야 할지 모르겠으면, ChatGPT한테 먼저 초안 받아보세요.
다음 글에서는 ChatGPT로 업무 워크플로우 만드는 법을 다룹니다. 하나의 작업이 아니라 여러 단계를 연결해서 전체 업무 흐름을 자동화하는 방법이에요.