지금까지 이메일 쓰기, 회의록 정리, 보고서 작성… 이렇게 하나씩 따로 다뤘잖아요. 근데 실제 업무는 이것들이 따로 노는 게 아니에요. 회의하면 회의록 쓰고, 회의록에서 할 일 나오고, 할 일 끝나면 보고서 쓰고, 보고서 기반으로 다음 회의하고. 다 연결되어 있습니다.
저도 처음엔 ChatGPT를 “이메일 쓸 때만”, “요약할 때만” 이렇게 따로따로 썼어요. 그것만 해도 편했는데, 어느 순간 깨달은 게 있습니다. “이거 연결하면 더 편하겠는데?”
예를 들어 회의 끝나고 녹음 풀어서 회의록 만들잖아요. 거기서 액션아이템 뽑고, 그걸 바로 팀원들한테 보낼 이메일로 만들고, 다음 회의 아젠다까지 잡아두면? 한 번 앉아서 쭉 처리됩니다. 이게 워크플로우예요.
워크플로우가 뭐냐면
그냥 “앞에서 한 결과물을 다음 단계 입력으로 쓰는 것”입니다.
복잡하게 생각할 거 없어요. ChatGPT한테 A 작업 시키고, 그 결과물을 가지고 B 작업 시키고, B 결과물로 C 작업 시키는 거예요. 각각 따로 하면 매번 처음부터 설명해야 하는데, 연결하면 맥락이 유지되니까 더 빠르고 결과도 좋습니다.
예를 들어볼게요.
따로따로 하면:
- 회의록 정리해줘 → 결과 받음
- (새 대화) 이 회의록에서 할 일 뽑아줘 → 회의록 다시 붙여넣기
- (새 대화) 이 할 일들 이메일로 써줘 → 할 일 목록 다시 붙여넣기
연결하면:
- 회의록 정리해줘 → 결과 받음
- 여기서 액션아이템 뽑아줘 → 바로 뽑아줌 (위 맥락 알고 있음)
- 이걸 팀원들한테 공유할 이메일로 써줘 → 바로 써줌
같은 대화 안에서 이어가면 앞에서 뭘 했는지 알고 있으니까, 반복 설명이 필요 없어요.
실전 워크플로우 예시
제가 실제로 쓰는 워크플로우 몇 가지 공유합니다.
워크플로우 1: 회의 → 정리 → 공유 → 다음 회의
가장 자주 쓰는 흐름이에요.
Step 1: 회의록 정리
회의 내용 정리해줘.
[회의 정보]
- 일시: 1월 15일 오후 2시
- 참석자: 마케팅팀 (영희, 철수, 민수)
- 안건: Q1 캠페인 기획
[회의 내용]
(녹음 텍스트 또는 메모 붙여넣기)
[요청]
- 안건별로 정리
- 결정사항과 논의사항 구분
- 액션아이템은 따로 표시
Step 2: 액션아이템 정리 (같은 대화에서)
위 회의록에서 액션아이템만 따로 정리해줘.
- 담당자
- 할 일
- 기한
표로 만들어줘.
Step 3: 공유 이메일 작성 (같은 대화에서)
이 내용을 팀원들한테 공유할 이메일로 써줘.
- 회의 요약 간단히
- 각자 할 일 명확하게
- 다음 회의 일정 안내 (1월 22일 같은 시간)
Step 4: 다음 회의 아젠다 (같은 대화에서)
다음 주 회의 아젠다도 미리 잡아줘.
- 이번 주 액션아이템 점검
- 추가로 논의할 것 있으면 제안해줘
이렇게 하면 회의 끝나고 15-20분이면 회의록, 할 일 정리, 공유 이메일, 다음 회의 아젠다까지 다 나옵니다.
워크플로우 2: 데이터 → 분석 → 보고서 → 발표
분석 업무할 때 쓰는 흐름이에요.
Step 1: 데이터 해석
이 데이터 해석 좀 도와줘.
[데이터]
(표나 숫자 붙여넣기)
[배경]
- 1월 마케팅 캠페인 성과
- 목표: 전환 500건, 실제: 420건
[알고 싶은 것]
- 목표 미달 원인
- 잘된 부분 / 아쉬운 부분
- 다음 달 개선 방향
Step 2: 인사이트 정리 (같은 대화에서)
위 분석 내용을 보고서에 쓸 수 있게 정리해줘.
- 핵심 인사이트 3개
- 각각 근거 데이터 포함
- 액션 제안까지
Step 3: 보고서 초안 (같은 대화에서)
이걸 바탕으로 팀장님께 보고할 월간 성과 보고서 초안 써줘.
- 1페이지 분량
- 숫자 중심
- 문제점과 개선안 포함
Step 4: 발표용 요약 (같은 대화에서)
이 보고서 내용을 5분 발표용으로 요약해줘.
- 슬라이드 3-4장 분량
- 핵심만
- 말할 포인트도 같이
워크플로우 3: 아이디어 → 기획 → 설득
새로운 제안할 때 쓰는 흐름이에요.
Step 1: 아이디어 발산
신규 고객 확보 아이디어 10개 뽑아줘.
[상황]
- B2B SaaS 서비스
- 현재 채널: 검색광고, 콘텐츠 마케팅
- 예산: 월 500만원
[조건]
- 현실적으로 실행 가능한 것
- 새로운 시도 포함
Step 2: 아이디어 평가 (같은 대화에서)
이 중에서 가장 효과 좋을 것 같은 3개 골라줘.
- 선정 이유
- 예상 효과
- 필요 리소스
- 리스크
Step 3: 기획서 초안 (같은 대화에서)
1순위 아이디어로 기획서 초안 만들어줘.
- 배경/목적
- 실행 방안
- 예상 성과
- 일정/예산
Step 4: 설득 포인트 (같은 대화에서)
이 기획서를 팀장님한테 제안할 건데,
예상되는 반대 의견이랑 대응 논리 준비해줘.
워크플로우 4: 고객 문의 → 분석 → 개선
CS 업무할 때 쓰는 흐름이에요.
Step 1: 문의 분류
이번 주 고객 문의 내용이야. 유형별로 분류해줘.
[문의 내용]
(문의 목록 붙여넣기)
[요청]
- 유형별 분류
- 각 유형별 건수
- 자주 나오는 키워드
Step 2: 패턴 분석 (같은 대화에서)
이 문의들에서 패턴이나 문제점 분석해줘.
- 반복되는 불만
- 개선이 필요한 부분
- 긍정적인 피드백도 있으면
Step 3: 개선 제안 (같은 대화에서)
이 분석 바탕으로 서비스 개선 제안 3가지 만들어줘.
- 문제점
- 개선 방안
- 예상 효과
Step 4: 보고용 정리 (같은 대화에서)
이 내용을 주간 CS 리포트로 정리해줘.
- 이번 주 문의 현황
- 주요 이슈
- 개선 제안
- 다음 주 모니터링 포인트
워크플로우 만드는 법
내 업무에 맞는 워크플로우는 이렇게 만들면 돼요.
1단계: 업무 흐름 적어보기
일단 평소에 하는 업무를 순서대로 적어보세요.
예: 주간 보고
1. 이번 주 한 일 정리
2. 데이터 취합
3. 성과 분석
4. 보고서 작성
5. 팀장님께 보고
6. 피드백 반영
2단계: ChatGPT 도움받을 수 있는 단계 체크
1. 이번 주 한 일 정리 ✅
2. 데이터 취합 (직접 해야 함)
3. 성과 분석 ✅
4. 보고서 작성 ✅
5. 팀장님께 보고 (직접 해야 함)
6. 피드백 반영 ✅
3단계: 연결 가능한 것 묶기
[묶음 1] 한 일 정리 → 성과 분석 → 보고서 작성
[묶음 2] 피드백 받고 → 수정 사항 반영
4단계: 프롬프트 템플릿 만들기
자주 쓰는 워크플로우는 템플릿으로 만들어두세요.
[주간 보고 워크플로우]
Step 1: "이번 주 한 일 정리해줘. [내용]"
Step 2: "이 데이터로 성과 분석해줘. [데이터]"
Step 3: "분석 내용으로 주간 보고서 써줘."
Step 4: (피드백 후) "이 피드백 반영해서 수정해줘. [피드백]"
워크플로우 효율 높이는 팁
1. 같은 대화에서 이어가기
새 대화 시작하면 맥락이 리셋돼요. 연결된 작업은 같은 대화에서 계속하세요.
2. 중간 결과 확인하기
Step 1 결과가 이상하면 Step 2도 이상해져요. 각 단계마다 결과 확인하고 넘어가세요.
"잠깐, 위에서 A 부분이 좀 이상한데 수정해줘"
→ 수정 후 다음 단계로
3. 역할 지정해두기
대화 시작할 때 역할을 정해두면 일관성이 좋아져요.
"너는 마케팅 분석가야. 오늘 나랑 같이 캠페인 성과 분석하고 보고서까지 만들 거야."
4. 결과물 형식 통일하기
워크플로우 전체에서 형식을 맞춰두면 연결이 매끄러워요.
"앞으로 모든 정리는 표 형식으로 해줘"
"글머리 기호 대신 번호로 해줘"
5. 자주 쓰는 건 저장해두기
반복되는 워크플로우는 메모장이나 노션에 프롬프트 템플릿으로 저장해두세요. 복붙만 하면 되니까요.
주의사항
1. 너무 길어지면 끊기
대화가 너무 길어지면 앞부분을 까먹기 시작해요. 그러면 새 대화로 시작하고, 필요한 맥락만 다시 알려주세요.
2. 중간에 방향 틀 수 있음
Step 3까지 했는데 방향이 잘못됐다 싶으면, 과감하게 돌아가세요. “Step 2부터 다시 하자. 이번엔 이렇게…”
3. 모든 걸 연결하려고 하지 말 것
연결하면 좋은 것도 있지만, 따로 하는 게 나은 것도 있어요. 무조건 워크플로우로 만들려고 하면 오히려 복잡해집니다.
4. 검토는 각 단계마다
마지막에 한꺼번에 검토하면 수정할 게 많아져요. 각 단계 끝날 때마다 확인하세요.
마무리
ChatGPT를 “한 번 쓰고 끝”이 아니라 “업무 흐름 전체에 연결”하면 진짜 시간이 줄어듭니다. 회의록 따로, 이메일 따로, 보고서 따로 하던 걸 한 흐름으로 쭉 처리할 수 있어요.
처음엔 따로따로 써보면서 감 잡고, 익숙해지면 자주 하는 업무를 워크플로우로 묶어보세요. 나만의 템플릿이 생기면 반복 업무가 훨씬 빨라집니다.
다음 글에서는 ChatGPT로 영어 업무하는 법을 다룹니다. 영어 회의, 영어 발표, 영문 이메일… 영어 울렁증 있어도 괜찮아지는 방법이에요.